TIETOTURVASELOSTE

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Inse Consulting Oy:n (”Inse” tai ”rekisterinpitäjä”)
henkilötietojen käsittelyperiaatteet eli mitä henkilötietoja keräämme, mihin tarkoituksiin
henkilötietoja käsitellään, mille tahoille henkilötietoja voidaan luovuttaa sekä miten
henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan Insen tuottamien palveluiden yhteydessä tapahtuvaan
henkilötietojen käsittelyyn sekä asiakasviestintään ja markkinointiin, asiakastilaisuuksiin ja muihin
tapahtumiin sekä verkkopalveluihimme, kuten inse.fi -sivustoon, some-kanaviin ja evästeiden
kautta kerättyjen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojaselostetta sovelletaan lisäksi
yhteistyökumppaneidemme edustajien henkilötietojen käsittelyyn sekä rekrytointiin.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten
Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä kansallista
tietosuojalakia (5.12.2018/1050 sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai -palveluiden tietosuojaselosteista tai käyttöehdoista
(vaikka siirryt niille käyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä).

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Inse Consulting Oy
Osoite: Kuninkaisten 11, 02610 ESPOO
Sähköposti: info@inse.fi

Henkilötietoryhmät ja tietosisältö

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista
henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Keräämme vain
tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Alla on kuvattuna keskeiset henkilötietoryhmät ja niiden tietosisältö.

Yksilöinti- ja yhteystiedot*
Nimi / yhteisön edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,
kansalaisuus, asema tai tehtäväalue yrityksessä, Y-tunnus, kuva, henkilön edustajan
nimi.

Asiakassuhteeseen hoitamiseen liittyvät tiedot ja viestintä*
Asiakassuhteen hoitamiseen ja niihin liittyvien henkilöiden tiedot ja muu materiaali
sekä viestintä.

Maksu- ja laskutustiedot*
Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, perintätiedot, luottotarkistustiedot ja
asiakastunniste tai muu asiakkuussuhteen yksilöivä tieto.

Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot

Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin tai henkilötietojen käsittelyyn
antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittujen suostumusten
peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

Koulutuksiin ja muihin tapahtumiin sekä asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot

Koulutusten ja muiden tapahtumien osallistujatiedot*, asiakastyytyväisyyskyselyt
sekä muu asiakasviestintä ja markkinointi.

Rekrytointia koskevat tiedot*
Työhakemus, ansioluettelo, tiedot koulutus- ja työhistoriasta, soveltuvuusarvioinnit
ja muut rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot.

Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot
Tietoja, joita rekisteröity antaa esimerkiksi yhteydenottopyyntöjen, palautteiden tai
muun viestinnän yhteydessä.

Evästeitä koskevat tiedot

IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, verkkosivujemme haku- ja
selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot.

Velmot® – ja diginse.com – palvelun keräämät tiedot *
Inse tarjoaa pilvipohjaisia ohjelmistopalveluita, joihin kerätään käyttäjiltä tietoja,
kuten, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, verokortin numero, eri pätevyyksiin ja
osaamiseen liittyvää tietoa, koulutustietoa, henkilöstön tekemiä havainto tietoja (sis.
aika, paikka, tekijä, tekstimuotoinen kuvaus, valokuvia, videoita) sekä sovelluksenkulloinkin keräämää muuta toiminnan kannalta oleellista tietoa sekä
sidosryhmätietoja.

*Pakolliset henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä esimerkiksi sopimukseen tai
lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi ja muiden palveluiden tuottamiseksi tai
tapahtumien järjestämiseksi sekä rekrytointien hoitamiseksi.

Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä esimerkiksi tarjouksen tekemisen tai
sopimuksen solmimisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana, markkinoinnin yhteydessä,
verkkosivujen lomakkeiden kautta tai yhteydenottopyyntöjen yhteydessä tai evästeiden kautta.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii, yhteisön
verkkosivuilta tai muista julkisista lähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan lainsäädännön sallimissa
tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Digi- ja
väestötietovirastosta, kaupparekisteristä, Suomen Asiakastiedosta, Yritystietojärjestelmästä ja
luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä tai muista vastaavista julkisista tai yksityisistä
rekistereistä sekä yhteistyökumppaneiltamme.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietoja muun muassa seuraavia tarkoituksia varten:
• Insen (mukaan lukien Velmot® - ja Diginse.com – pilvipalvelut) palveluiden tuottaminen
• asiakasviestintä ja muu asiakassuhteen hoitamiseen liittyvä toiminta, esimerkiksi
asiakastyytyväisyyskyselyt ja asiakastutkimukset sekä muu asiakas- ja sidosryhmäviestintä
• koulutusten, asiakastilaisuuksien ja muiden tapahtumien järjestäminen joko Insen toimesta
taikka yhdessä yhteistyökumppaneidemme kanssa
• palveluiden ylläpito, kehittäminen ja laadunvarmistaminen
• liiketoiminnan suunnittelu ja palveluiden kehittäminen sekä raportointi ja analytiikka
• markkinointi mukaan lukien suoramarkkinointi sekä markkinoinnin kohdentaminen
asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille sekä markkinoinnin suunnittelu
• riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen
• lisenssien ja käyttöoikeuksien valvonta

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa
määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja
pidempään. Kun henkilötietoa ei enää tarvita, poistamme henkilötiedot rekisteristämme
kohtuullisessa ajassa.

Koulutus- ja asiakastapahtumiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kahden vuoden
ajan kyseisestä tapahtumasta, ellei henkilötietoja hyödynnetä myöhemmin järjestettävään
tapahtumaan tai markkinointiin.Sähköistä suoramarkkinointia varten säilytämme tarpeellisia henkilötietoja toistaiseksi, ellei vastaanottaja ole perunut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt sähköistä suoramarkkinointia.
Henkilötietojen käsittelyyn annettuja suostumuksia ja kieltoja säilytetään niiden voimassaoloajan
ajan, useimmiten toistaiseksi.
Avoimia työhakemuksia säilytämme enintään kahden vuoden ajan avoimen työhakemuksen
vastaanottamisesta. Tiettyyn avoinna olevaan tehtävään osoitetut työhakemukset poistetaan
kohtuullisessa ajassa rekrytointipäätöksen jälkeen.
Toimitamme pyydettäessä lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista.

Henkilötietojen käsittelijät ja muut vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelee yrityksen henkilökunta. Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä
erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten IT-toimittajia, tapahtumanjärjestäjiä ja
kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia.
Mikäli Inse on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voimme
joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Annamme pyydettäessä lisätietoja henkilötietojen käsittelijöistä ja muista vastaanottajista.

Henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä
voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen
turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien henkilötietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä
sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Käytämme
asianmukaisia teknisiä ja muita suojatoimia tämän turvaamiseksi, kuten palomuurien,
salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan
henkilöstön ja alihankkijoiden ohjeistaminen.
Painetussa muodossa olevat henkilötietoja sisältävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa.
Asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet, joiden käyttämistä
koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@inse.fi :

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme
poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida
poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä
tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §)
määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa
ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim.
asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus, kuten
suostumus uutiskirjeiden lähettämiseen ja oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi.
Ilmoituksen voi tehdä lähettämällä peruutusilmoitus osoitteeseen info@inse.fi.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia
saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme
henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen vuoksi joutua muuttamaan sekä päivittämään
tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Uusin versio on saatavilla
nettisivuillamme